Office manager

Office manager bij Locus People

Wat heb jij?

  • Een afgeronde MBO en/of HBO opleiding
  • Een flinke dosis enthousiasme
  • Een proactieve werkhouding
  • Een gestructureerde manier van werken
  • Sterke communicatieve vaardigheden
  • Ervaring met het ondersteunen en beheren van administratieve bedrijfsprocessen door (bij)banen of stages

Wat krijg je terug?

  • Geld
  • Een contract voor zeven maanden met zicht op een vast contract
  • Een fulltime baan
  • 25 vakantiedagen
  • Een uitgebreid takenpakket met veel eigen verantwoordelijkheid
  • De ruimte om jezelf te ontwikkelen door opleidingen, trainingen en/of cursussen

Wat doe je?

Waar ga je aan de slag?

Locus People Nederland is een arbeidsbemiddelaar gericht op de techniek, finance en IT. Het bedrijf bestaat uit meerdere teams die verdeeld zijn over vijf vestigingen in Rotterdam, Delft, Utrecht, Zwolle en Groningen.

Locus People houdt zich bezig met het werven en selecteren van geschikte kandidaten en deze verbinden met bestaande of nog te benaderen klanten. Door persoonlijke aandacht zorgt Locus People voor een juiste match tussen kandidaten en opdrachtgevers.

Binnen deze functie houd jij je bezig met het ondersteunen van de dagelijkse bedrijfsvoering binnen de organisatie. Vanuit jouw takenpakket ben je verantwoordelijk voor het organiseren van de huishoudelijke taken, inkoop van kantoorbenodigdheden, het assisteren van de HR afdeling en administratieve taken. Bovenal ben je het eerste aanspreekpunt voor je collega’s en hun vragen.

Je komt terecht op een werkplek met veel jonge mensen waar we wel in zijn voor een beetje competitie. Een paar keer jaar testen we dit aan de hand van bijvoorbeeld paintball, een watergevecht, prison escape of zelfs een wintersportreis.

Direct reageren

Jouw dag bij Locus People

Je begint je dag met een kop koffie en zet je computer aan. Je ziet een mailtje met de opmerking dat de voorraad kladblokken aan het opraken is. Je controleert meteen welke artikelen nog meer nodig zijn en gaat opzoek naar de juiste aanbieders. Als je de beste partij gevonden hebt, maak je meteen de bestelling in orde, met een beetje mazzel is alles morgen al binnen!
In je agenda zie je dat je straks een overleg hebt met je directe collega’s. Je zorgt ervoor dat iedereen zijn agendapunten aan jou heeft doorgegeven. Tijdens het overleg moet je goed opletten want jij maakt de notulen die na afloop worden rondgestuurd. Het is inmiddels bijna tijd voor de gezamenlijke lunch, dus jij zet alvast de door jou ingekochte boodschappen klaar.
Na de lunch komt een nieuwe kandidaat langs voor een arbeidsvoorwaardegesprek. Hier ben jij bij aanwezig om de kandidaat te ontvangen en het contract door te spreken. Als je het gesprek hebt afgerond, overleg je met je collega’s op de administratieafdeling waarmee je hun vandaag nog kan ondersteunen. Er moet nog een contract worden opgesteld dus dat is een mooie taak voor jou. Aan het einde van dag loop je het kantoor nog even rond om te controleren of alles in orde is. Daarna trek je de deur achter je dicht en kan je met een voldaan gevoel naar huis.

De week van Roos

Hoe ziet jouw week als Office manager bij Locus People er nu uit? Hieronder zie je dag voor dag hoe een willekeurige week van Frederique er uitziet. Daarnaast vertelt Frederique over de leukste en minst leuke momenten in zo’n week.

Jouw leukste dag

De donderdag is in deze week zeker de leukste dag! Wat het vooral leuk maakt is dat je op zo’n dag met zo veel diverse werkzaamheden bezig kan zijn.

De dag begint met het verwelkomen van een nieuwe collega, dat is altijd een goed begin van je dag. Daarnaast bestaat zo’n dag uit het helpen van je collega’s met hun vragen en het verwerken van de ingekomen urenstaten. Tot slot hadden we op donderdag een Inhousedag, ik vind het dan super leuk om je enthousiasme te kunnen delen met een hele groep deelnemers die geïnteresseerd zijn in Locus People.

Jouw minst leuke dag

De maandag vind ik zelf waarschijnlijk de minst leuke dag van de week, grotendeels omdat het nogal veel van hetzelfde werk is. De dag zit vol met nuttige, maar minder spannende taken.

Voorraadcontrole, mailboxen nalopen en de kantoorruimtes bijhouden. het zijn belangrijke taken en ik doe ze graag, maar als het allemaal op dezelfde dag valt, kan het soms een beetje veel worden.

Nee, Laat mij maar lekker bezig zijn met het verder helpen van collega’s!

Jouw week als Office manager

Naast de maandag en donderdag bestaat de week uit nog meer dagen. Hieronder zie je hoe een week bij Locus People er uit kan zien.

Maandag

dinsdag

woensdag

donderdag

vrijdag

8.00
.

9.00
.

10.00
.

11.00
.

.
Koffie
Teambespreking
Notulen uitwerken en rondsturen
Boodschappen opbergen en lunch klaarzetten
.
Contract opstellen + gegevens verwerken
Administratieoverleg
Inventaris controleren
Lunch klaarzetten
.
Uren medewerkers controleren en invoeren
Debiteuren nabellen
Facturen samenstellen
Lunch klaarzetten
.
Mailbox nalopen
Uitgifte faciliteiten nieuwe medewerker
CAO opdrachtgever navragen
Boodschappen opbergen en lunch klaarzetten
.
Voorraad checken
Offerte opvragen nieuwe pennen
Weekevaluatie
Lunch klaarzetten

12.00
.

13.00
.

14.00
.

15.00
.

16.00
.

17.00
.

18.00
.

Gezamenlijke lunch
Voorraad checken en boodschappen bestellen
Kandidaat ontvangen en koffie verzorgen
Mail controleren en beantwoorden
Kantoorruimte nalopen
Gezamenlijke lunch
Kantoorvoorraad nalopen + bestellijst maken
Relatiegeschenk verzorgen
Inkoop nieuwe kantoorvoorraad
Gezamenlijke lunch
Vergaderruimte op orde brengen
Kandidaat ontvangen + arbeidsvoorwaardegesprek
Mail nalopen en beantwoorden
Ophalen visitekaartjes
Gezamenlijke lunch
Mailbox nalopen
Uren medewerkers controleren en invoeren
Faciliteren van Inhousedag
Gezamenlijke lunch
Medewerkersmappen bijwerken
Contractoverzicht nakijken
Mailbox nalopen
Week afsluiten met de borrel

HEB JE INTERESSE

Zie jij jezelf al aan de slag gaan als HR medewerker bij Locus People of wil je meer informatie over de vacature? Neem dan contact op via telefoonnummer 078 2000 249 of via sollicitatie@locuspeople.nl.

Of lees meer over Locus People

WhatsApp met ons!